Hoeveel tijd gaat naar administratie, en wat kan software overnemen?

Door Joost van Houten · 26 augustus 2026 · 6 min lezen

Geulen in een zandplaat bij eb, van bovenaf

Medisch specialisten besteden naar eigen schatting ruim een derde van hun werktijd aan administratie. In de grootste enquête onder specialisten, uit 2017 met 2.449 deelnemers, was dat gemiddeld 38%, en de specialisten vonden het grootste deel daarvan te tijdrovend.¹ Software en AI kunnen een deel overnemen, maar het bewijs is bescheidener dan veel leveranciers beloven.

Het kabinet wil de administratie bijna halverenWerkweek van een medisch specialist; het donkere deel gaat naar administratie

Nu38%, bijna 2 dagenenquête 2017

Doel20%, 1 dagAZWA, vanaf 2030

Bron: Het Roer Moet Om en VvAA (2017), zie voetnoot 1; Aanvullend Zorg- en Welzijnsakkoord (2025).

Ik kom uit de softwarewereld. Vanuit Seeve hebben we onderzocht hoe het werk op de poli in elkaar zit, en waar techniek echt verschil maakt. De grootste winst zit volgens mij in een zorgproces dat vanaf het begin rond de software is ontworpen. Dit artikel gaat in op wat we zien.

Zorg-gerelateerde administratielast

Als je met specialisten praat, gaat het zelden over één grote taak. Het zijn veel kleine handelingen rond elk consult die samen de dag vullen:

Verslaglegging. Het consult vastleggen in het dossier, vaak na afloop of aan het eind van de dag.
Correspondentie. Brieven aan de huisarts en verwijzers, en antwoord op vragen van patiënten via mail of portaal.
Aanvragen en verwijzingen. Lab, beeldvorming, andere specialismen, hulpmiddelen.
Registratie en declaratie. Diagnose en verrichtingen goed vastleggen, zodat de declaratie klopt.
Machtigingen en verklaringen. Artsenverklaringen voor dure geneesmiddelen, zoals bij CGRP-remmers voor migraine.
Kwaliteitsregistraties. Gegevens die de beroepsvereniging of verzekeraar vraagt.
Planning. Controles op het juiste moment inplannen en zorgen dat uitslagen er dan zijn.

Veel van die taken bestaan omdat informatie op meerdere plekken (binnen een systeem en over verschillende systemen) en in meerdere vormen nodig is. Wat in het verslag staat, moet ook in de brief, de declaratie en de registratie terechtkomen. In een algemeen EPD dat alle specialismen tegelijk moet bedienen, gebeuren veel van deze taken vaak nog met de hand. Voor een specialist die een eigen kliniek runt is de lijst met administratieve taken overigens nog veel langer.

Wat software en AI nu al kunnen overnemen

In de zorgwereld is AI die meeluistert in de spreekkamer en een conceptverslag maakt een bekende use case. Daar is inmiddels ook goed onderzoek naar impact gedaan. In een studie bij UCLA Health, in 2025, werkten 238 artsen uit veertien specialismen twee maanden met zo’n tool of zonder. Met de beste tool daalde de schrijftijd per verslag 9,5% meer dan in de controlegroep, van vier en een half naar minder dan vier minuten. Een alternatieve tool liet geen significant verschil zien. Artsen in beide AI-groepen meldden wel iets minder burn-outklachten. En belangrijk: ze meldden dat de verslagen soms klinisch relevante fouten bevatten, in de meeste gevallen was dat weggelaten informatie. Dat vind ik een eerlijk beeld van deze use case. Een AI-schrijfhulp, een relatief klein onderdeel, boven op een bestaand proces bespaart minuten, geen uren.

Er is echter veel grotere winst te behalen, door holistisch te kijken naar het proces eromheen. In een kliniek die zich op één aandoening richt, met een eigen modern EPD, zou dat er zo uitzien:

Administratieve taak	Wat software (en in sommige gevallen AI) doet	Wat de arts doet
Intake	Vragenlijst vooraf, samenvatting met voorgeschiedenis en medicatie	Leest de samenvatting, stelt gerichte vragen
Verslaglegging	Conceptverslag in een vaste structuur per zorgpad	Controleert, past aan, tekent af
Brief aan huisarts	Concept uit het verslag	Keurt goed
Registratie en declaratie	Leidt codes af uit het zorgpad en het verslag	Controleert bij afwijkingen
Planning	Plant controles volgens protocol en vraagt uitslagen vooraf aan	Wijkt af waar nodig
Patiëntvragen	Beantwoordt praktische vragen, zet medische vragen klaar	Beantwoordt medische vragen
Kwaliteitsregistratie	Vult automatisch uit gestructureerde gegevens	Niets

Het verschil met een algemeen EPD is dat het zorgpad voor een enkele aandoening grotendeels vastligt en in sommige gevallen ook aan te passen is om die efficiënter te maken. De moderne, specifieke EPD-software weet dan wat er in een verslag hoort, welke code erbij past en wanneer de volgende controle moet. Elke taak die je zo kunt standaardiseren, kun je ook grotendeels automatiseren, zonder fouten.

Wat dat voor een kliniek betekent, zie je het best als je omzet volgt. Hieronder een vereenvoudigde verdeling van €100 omzet op de polikliniek van een ziekenhuis, naast hoe die verdeling eruitziet in een focuskliniek waar software de administratie grotendeels doet. Het gaat om een eigen inschatting, bedoeld om de orde van grootte te laten zien.

Op een ziekenhuispoli gaat naar schatting €15 van elke €100 omzet naar administratieIndicatieve verdeling van €100 omzet

Polikliniek ziekenhuis

Focuskliniek met eigen software

Bron: inschatting Seeve (2026). Indicatief; de onderdelen verschillen per ziekenhuis, kliniek en specialisme.

De €15 administratie en de ziekenhuisoverhead verdwijnen niet vanzelf. In een focuskliniek verschuift dat geld naar software, naar de arts die meer patiënten kan zien en naar wat de kliniek overhoudt om te investeren.

Wat bij de arts blijft

De arts stelt de diagnose, kiest de behandeling, voert het gesprek met de patiënt en tekent af. Software maakt concepten en doet het routinewerk; de verantwoordelijkheid verschuift niet. Ik denk dat dat ook zo moet blijven, om drie redenen.

Fouten. Ook in de UCLA-studie zaten er af en toe klinisch relevante fouten in de verslagen. Een arts die afvinkt zonder te lezen, maakt het systeem minder veilig.
Privacy. Een consult opnemen en verwerken vraagt toestemming van de patiënt, afspraken over waar de gegevens staan en een goede beveiliging. Dat moet op orde zijn voordat je begint.
Regelgeving. Software die helpt bij medische beslissingen kan onder de Europese verordening voor medische hulpmiddelen (MDR) vallen. Een conceptverslag is iets anders dan een behandeladvies, en die grens moet je bewust trekken.

Voor een specialist die overweegt om zelf een kliniek te beginnen, is dit misschien het belangrijkste punt. De administratie verdwijnt niet als je het ziekenhuis verlaat. In een eigen kliniek komen er juist taken bij, zoals declareren, personeel en compliance. Wie dat goed wil doen, heeft systemen nodig die vanaf het begin rond het zorgpad zijn gebouwd. Daar werken we bij Seeve aan. Vragen of ideeën hierover hoor ik graag via joost@seeve.ai.

Voetnoten

¹ Een kanttekening bij dat getal van 38%. Het komt uit een enquête van Het Roer Moet Om en VvAA, en de steekproef was niet aantoonbaar representatief. Een latere meting (de (Ont)RegelMonitor uit 2021) keek alleen naar zinloze regels en kwam lager uit. Precieze cijfers zijn er dus niet. Wel is de richting duidelijk, en het kabinet heeft in het Aanvullend Zorg- en Welzijnsakkoord (AZWA) afgesproken dat administratie vanaf 2030 maximaal 20% van de werktijd mag kosten.